Çözümler

Günümüzde ofisler son derece hareketli olduğundan çoğu insan düzenli olarak dosyalama yapmak için vakit bulamıyor. Ne kadar zor olsa da, bir dokümanla işiniz biter bitmez onu hemen dosyalamanızı öneriyoruz.

Bu sizin için en iyisi neden mi ?

İşte hemen dosyalama yapmanız için 5 sebep:

1) Dosyaların kaybolması ve karışması önlenir. Bir doküman dosyalanmak yerine masada, rafta veya başka bir yerde ne kadar uzun süre kalırsa, yanlış yere konma, başka şeylerin altında kalma, gizlenme veya bir biçimde kaybolma olasılığı da o kadar artar. Ayrıca, dosyalanması gereken bir yığın kağıt birikene kadar belgelerin masada toplanmasına izin verirseniz yanlış dosyalama ihtimali yükselir.

2) Gizli bilgiler güvende olur. Birçok dosyada mali veriler, personel bilgileri ve gizli müşteri materyalleri gibi herkesin görmemesi gereken bilgiler vardır. Eğer bunlar hemen dosyalanmazsa, bilgilerin yanlış kişilerin eline geçme olasılığı artar.

3) Üretkenlik artar. Eğer her şey olması gereken yere konursa, meslektaşlarınız dosyaya ulaştığında siz aramakla vakit kaybetmek zorunda kalmazsınız. Bu da kendi departmanınızdaki ve hatta belki de tüm firmadaki işleri daha verimli ve daha üretken hale getirir. Sonuçta işiniz kolaylaşır.

4) Karışıklığı önler. Eğer kağıtlar masaların üzerinde dağınık halde kalırsa diğer bilgilerle karışma riski artar. Kağıtların dosyalanması ve düzgünce etiketlenmesi halinde uzun vadede her şey çok daha kolay olur.

5) Masa üstü daha derli toplu olur. Kağıtların size hareket imkanı bırakmayacak derecede birikmesine izin vermek yerine, onları hemen dosyalayın. Masanız düzenli olursa güne başlarken kendinizi çok daha iyi hissedersiniz.